Najczęściej dowiadujemy się od swojej księgowej „ musi Pan/Pani kupić kasę fiskalną”
Czy aby na pewno?
Aspekt prawny kto musi kupić kasę fiskalną: Bez względu na obroty, wszyscy którzy mają wpisane w pkd prowadzonej działalności i wykonują usługi w obrocie detalicznym elementy:
Jeśli prowadzę wyżej wymienione usługi na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej muszę zakupić kasę fiskalną bez względu na obrót.
& 96 POZOSTAŁA INDYWIDUALNA DZIAŁALNOŚĆ USŁUGOWA
Fryzjerstwo: szeroko rozumiane obcinanie, układanie, mycie, czesanie, suszenie, farbowanie, prostowanie Włosów, wykonywanie trwałej ondulacji , golenie i przycinanie brody, masaż twarzy, manicure , pedicure, robienie makijażu, zabiegi kosmetyczne
& 86 OPIEKA ZDROWOTNA SŁUŻBA ZDROWIA PRYWATNA
Leczenie świadczone przez lekarzy ogólnych, porady lekarskie, diagnostykę ,diagnostyka i leczenie, praktyki dentystyczne o charakterze ogólnym oraz specjalistycznym takimi jak periodontologia, operacje dentystyczne, ortodoncja.
& 69 DZIAŁALNOŚCI PRAWNICZE, RACHUNKOWE, KSIĘGOWE I DORADZTWA PODATKOWEGO
Adwokaci, radcy prawni, komornicy, sędziowie polubowni, rzecznicy patentowi, mediatorzy sądowi, doradztwo podatkowe i reprezentowanie klientów przed Urzędem skarbowym, przygotowywanie dokumentów o dochodach osób i firm w celach podatkowych, działalność biegłych księgowych i biegłych rewidentów.
& 56 DZIAŁALNOŚĆ USŁUGOWA ZWIĄZANA Z WYŻYWIENIEM
Restauracje, pizzerie, kawiarnie, fast food, bary mleczne, bary szybkiej obsługi, lodziarnie, żywność na wynos. Podmioty które mogą być zwolnione utrzymują zwolnienie z posiadania kasy fiskalnej
& 49 TRANSPORT
Działalność polegająca na wynajmowaniu z kierowcą samochodów osobowych poniżej 3,5 t oraz wynajem autobusów z kierowcą, przewozy autobusowe nie mające ustalonego rozkładu, przewozy wycieczkowe i turystyczne przewozy szkolne i pracownicze kolejek linowych, działalność kolejek linowych naziemnych, wyciągów orczykowych, wyciągów narciarskich, przewozy wahadłowe transport samochodowy.
& 45 HANDEL POJAZDAMI SAMOCHODOWYMI, NAPRAWA POJAZDÓW SAMOCHODOWYCH
Naprawy elektryczne, przeglądy, mycie, polerowanie, naprawy mechaniczne, naprawy elektronicznych systemów wtryskowych, naprawy nadwozia, naprawy części, lakierowanie, malowanie, naprawy szyb i okien, naprawy opon i dętek, naprawy siedzeń samochodowych, zakładanie oraz wymiana w pojazdach mechanicznych części, wykonywanie zabiegów antykorozyjnych i antywłamaniowych w pojazdach samochodowych, instalowanie części i akcesoriów w pojazdach samochodowych.
Czy muszę posiadać kasę fiskalną jeśli nie wykonuję obrotu detalicznego sprzedaży na rzecz osób fizycznych?
(moja firma obsługuje tylko klientów prowadzących działalność gospodarczą)
Wtedy nie muszę kupować kasy fiskalnej.
Jeśli wykonuję inną działalność nie wymienioną powyżej i nie przekroczę obrotu sprzedaży 20 000zł z poprzedniego roku mogę nie kupować kasy fiskalnej. (Z wykluczeniem z tego obrotu sprzedaży środków trwałych) Limit ten jest ważny do 31 grudnia 2016 roku. Limit obrotu zakupu kasy fiskalnej proponuje sprawdzać na bieżącą według sprzedaży detalicznej.
Zdarzało się że przedsiębiorca nieewidencjonwał sprzedaży detalicznej w danym okresie żeby nie przekroczyć limitu a skorzystać z odliczenia na zakup kasy. Nie polecam takiego działania aby nie narazić się na sankcje karne skarbowe.
Czytając powyżej mamy informację czy trzeba kupić kasę do naszej działalności czy tez jest to niepotrzebne. W przypadku pytań na które nie ma odpowiedzi powyżej, można zawsze skontaktować się z naszymi konsultantami i uzyskać bezpłatną informację przez telefon 029 7646333.
Jeśli natomiast musimy kupić kasę to jak tą niedogodność zamienić na korzyści płynące dla naszej firmy?
Błędem jest kupować kasę najtańszą „bo nic więcej nie będę na niej robił tylko pisał paragony”. Nikt z nas nie kupuje najtańszego samochodu tylko i wyłącznie z tego powodu że potrzebuje się przemieszczać z miejsca na miejsce. Kupując samochód zastanawiamy się ile potrzebujemy miejsca (wygoda). Czy posiada poduszki powietrzne i ile (zdrowie i bezpieczeństwo). Ile pali (ekonomia). Jaki będzie posiadał wygląd i czy jest nowy (prestiż). Czy aby na pewno posiada najnowsze rozwiązania (nowoczesność). Czy aby na pewno nie będzie posiadał skrzyni automatycznej (tradycja i przyzwyczajenie). Czy posiada alarm (bezpieczeństwo).
Podsumowując przy zakupie kierujemy się czynnikami takimi jak:
- Wygoda
- Zdrowie
- Ekonomia
- Prestiż
- Nowoczesność
- Tradycje i przywiązanie
- Bezpieczeństwo
Niejednokrotnie klient kupuje kasę najtańszą a potem dochodzi do wniosku że nie o to mu chodziło i nie może w pełni wykorzystać urządzenia do swoich potrzeb w działalności gospodarczej.
Wygoda
Cecha odmienna w przypadku różnych urządzeń w różnym przedziale cenowym.
Czy potrzebna kasa czy drukarka?
Kasa jest to samodzielne urządzenie służące do obsługi klienta i wystawienia mu paragonu.
Drukarka jest to urządzenie do którego wysyłamy informacje o paragonie a drukarka na tej podstawie drukuje paragon.
Jak widać drukarka potrzebuje urządzenia dodatkowego- najczęściej komputera z wyspecjalizowanym programem sprzedażowym jakim jest np. Subiekt GT lub Subiekt Nexo.
W swojej wieloletniej praktyce zawodowej spotkałem się z klientami którzy kupili kasę fiskalną mając komputer i program do obsług klienta a potem żałowali że nie kupili drukarki fiskalnej. Działo się tak dlatego, że musieli wykonywać czynności podwójnie: najpierw wystawiać paragon na kasie a potem wpisywać dane do komputera.
Sprawa przecież jest o wiele łatwiejsza. Przy drukarce fiskalnej wystarczy wprowadzić dane do systemu i wysłać te dane do do drukarki.
Co do wygody: urządzenia takie jak kasy fiskalne mają obecnie możliwość wstawienia nr nip nabywcy do paragonu, dzięki czemu można wystawić paragon z nipem nabywcy i taki paragon jest traktowany jak faktura uproszczona. (§ 8 ust. 1 Dz. U. z 2013 r. poz. 363)
„Faktura uproszczona” powinna zawierać:
- Datę wystawienia
- NIP kupującego
- Dane identyfikacyjne sprzedawcy dostawcy towaru lub usługi
- Dane określające rodzaj transakcji dostarczonych towarów lub wykonanych usług
- Podatek VAT należny – dane potrzebne do jego wyliczenia, kwota nie przekracza 450zł lub 100 euro na paragonie
Czyli kupując kasę fiskalną z taką możliwością nie jednemu podatnikowi ułatwione zostanie życie ponieważ nie musi się dodatkowo zaopatrywać w bloczki na faktury, programy, komputery- może wykorzystać kasę fiskalną do wystawienia paragonu z nip’em nabywcy co jest traktowane jak faktura uproszczona.
Co do wygody również musimy powiedzieć że kasy fiskalne jak telefony komórkowe różnią się oprogramowaniem przeznaczonym do komunikowania się z użytkownikiem.
Są programy intuicyjne, gdzie wykonujemy informacje szybko i sprawnie bo wszystko działa tak jak się tego spodziewamy, i to samo dotyczy także urządzeń fiskalnych, jedne są bardziej a inne mniej przyjazne w obsłudze.
Zdrowie
Tu główną role odgrywa klawiatura. Naciskamy ją wielokrotnie w ciągu dnia w różnych branżach.
Wyobraźmy sobie panią w sklepie mięsnym, w którym dotyka ona klawiatury w kasie i dodatkowo drugą panią, która za każdym razem coś innego sprzedaje naciska na klawiaturze cyferki.
Tu przychodzą nam z pomocą specjalne kasy z klawiaturą silikonową, gdzie kasę fiskalną i jej klawiaturę można przemyć wodą. Klawiatura silikonowa jest wodoodporna co pomaga utrzymać ją w czystości. Dodatkowo występują modele urządzeń które posiadają dodatkową warstwę antybakteryjną na powierzchni. Kasy z taką funkcjonalnością z powodzeniem znajdują zastosowanie u lekarzy i dentystów.
Ekonomia
Oszczędne, ekonomiczne kasy fiskalne posiadają możliwość oszczędzania dzięki kopi elektronicznej.
Kupując taką kasę fiskalną lub drukarkę nie musimy kupować dodatkowej rolki papieru.
Miejsce które było przeznaczone w kasie na kopię, może być wykorzystane w celu zwiększenia rolki z której drukuje się paragon dla klienta.
Modele kas z kopią elektroniczną mieszczą rolki dwa a nawet trzy razy dłuższe od kas bez kopi elektronicznej, posiadających 2 rolki na kopie i oryginał.
Dodatkowo nie musimy przechowywać kopi rolek w ciemnym i suchym miejscu w celach archiwalnych przez okres 5 lat .
Podsumowując oszczędzamy:
-Papier i czas – na zakupie jednej a dłuższej rolki dla klienta jako oryginał paragonu.
-Miejsce – nie musimy przechowywać kopi paragonów w celach archiwalnych, czyli tracić pieniądze na miejsce i czas przygotowania, przechowywania ,składowania. Jeśli chcemy możemy w każdym momencie wydrukować dany paragon z pamięci elektronicznej. Możemy też wykonywać kopie bezpieczeństwa karty pamięci.
Nasza firma ma zawsze w swoim zwyczaju wykonywać kopię karty elektronicznej podczas okresowego przeglądu kasy fiskalnej na życzenie klienta. Jeśli dokonujemy po raz pierwszy (na dany nip) zakupu kas lub drukarek fiskalnych; jako że jest to wspólny interes z urzędem skarbowym, możemy dostać dofinansowanie na zakup urządzenia fiskalnego. Dofinansowanie te jest maksymalnie do wartości 700zł przypadające na jedno urządzenie lub jeśli kupujemy tańszą kasę poniżej 777zł netto- 90% wartości kwoty wydatkowanej na zakup urządzenia.
Musimy wiedzieć że warunkiem uzyskania zwrotu jest spełnienie 4 warunków:
1. Minimum 1 dzień przed dniem fiskalizacji kasy lub drukarki fiskalnej zgłosić do Urzędu skarbowego „zamiar rejestrowania sprzedaży detalicznej” za pomocą kasy fiskalnej
2. Posiadać dowód nabycia oraz zapłaty całej należności (opłacona faktura vat)
3. Podatnicy którzy w odpowiednim terminie wprowadzili kasę fiskalną (nie przespali obrotu detalicznego do 20 000zł za rok poprzedni oraz przed końcem daty zwolnienia przedmiotowego)
4. Zgłoszenie do Urzędu skarbowego w przeciągu 7 dni od daty fiskalizacji pisma stwierdzającego „powiadomienie o ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej”
Jeśli jesteś podatnikiem vat odliczasz 90% wartości netto nie więcej niż 700zł na zakup kasy lub drukarki fiskalnej z deklaracji vat7 w kratce 49 (stan na dzień publikacji artykułu). Teraz możemy zgodnie z tą deklaracją wystąpić o zwrot podatku jeśli mamy nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym do urzędu skarbowego lub przenieść tą kwotę na następny okres kiedy wystąpi zapłata podatku vat naliczonego i samoistnie na deklaracji odliczymy kwotę wydatkowaną na zakup kasy, drukarki (urządzenia fiskalnego).
Jeśli nie jesteś podatnikiem vat występujesz ze specjalnym „ wnioskiem o zwrot na zakup kasy fiskalnej” podając nr konta na który nastąpi zwrot wydatkowany na zakup kasy, maksymalnie 700 zł ale nie więcej jak 90% wartości netto kasy lub drukarki fiskalnej.
Wszystkie dokumenty:
- zamiar rejestrowania sprzedaży detalicznej
- powiadomienie o ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej
- wniosek o zwrot na zakup kasy fiskalnej
Nasi pracownicy wypełnią za klienta oraz wytłumaczą wszystkie niezbędne informacje związane z nietypowym sytuacjami.
Prestiż
Niektórzy producenci kas fiskalnych oferują kasy w różnych kolorach i wielkościach. Na przykład gdy chcemy aby nasza kasa komponowała się z resztą wyposażenia na sali gdzie kontaktujemy się z klientem. Przykładem może być kolor biały dla lekarzy. Dodatkowo mogą występować specjalne dodatki typu np. futerał na kasę mobilną.
Prestiż to też posiadanie kasy lub drukarki fiskalnej wyglądającej nowocześnie. Można na przykład kupić drukarkę gdzie na ekranie będą się przewijać teksty reklamowe związane z obsługą klientów i sprzedażą wiązaną. Logo drukowane w sposób graficzny na paragonach z pewnością utwierdzi klientów w wizerunku i prestiżu naszej firmy.
Nowoczesność
Oznacza to że kupujemy kasę przewidując trendy techniczne oraz wyprzedzając rozwiązania. Możliwość drukowania kodów graficznych- oznaczać będzie możliwość przekazywania informacji na paragonie dotyczących tego paragonu lub faktury.
Możliwość drukowania faktur sprzedaży na tym samym urządzeniu co paragony, zwiększa ilość miejsca do obsługi klienta na stanowisku obsługi i daje oszczędności bo nie musimy kupować dodatkowego urządzenia do drukowania faktur VAT.
Sposób podłączenia komputera do drukarki fiskalnej, obecnie oferowanym sposobem jest interfejs Ethernet przez złącze rj45 dobrze znane jako tak zwane sieciowe. Odległość od urządzenia drukującego jest wtedy uzależniona od infrastruktury sieciowej w firmie.
Drukowanie przez Internet nie stanowi problemu (pomijam aspekt prawny tego rozwiązania).
Brak wykonania raportu dobowego może zostać przypominany na ekranie wyświetlacza o konieczności jego wykonania. Możliwość przypominania o obowiązkowym przeglądzie okresowym.
Tradycja i przyzwyczajenie
Spotykam się z klientami którzy wspominają że „w starej kasie to mieli tak że grosze wstawiali naciskając dwa zera”.
Kupując nowoczesną kasę należy przekazać informacje do jakich byliśmy przyzwyczajeni a serwis, punkt sprzedaży kasy fiskalnej powinien dostosować te ustawienia do naszych potrzeb.
Dlatego jeśli klienci się do nas zgłaszający przekazują nam informacje że posiadali starą kasę Sharp i tam wpisywali transakcje za 1 zł kończąc paragon naciskając dwa razy zero, my ustawiamy kasę Posnet w ten sam sposób tak jak klient sobie tego życzy. Proszę nie dać sobie wmówić serwisantom kaleczącym zawód że się nie da, owszem da się i my to robimy.
Bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo czyli to że kasa nas pilnuje względem urzędu skarbowego ale również pilnuje naszych pracowników.
Urzędnicy kontroli skarbowej stają się naszymi sprzymierzeńcami chodząc po sklepach i kontrolując czy są nabijane paragony przez naszych pracowników.
Musimy również zapamiętać ze oprogramowanie naszej kasy pozwala na pracę uczciwego sprzedawcy blokując i zabraniając pewnych operacji takich jak raporty i wycofanie się z zapisu paragonu inaczej wycofania się z transakcji , zmienianie cen zakodowanych w urządzeniu.
Przytoczę kilka oszustw stosowanych przez pracowników:
- Obniżanie ceny dla znajomych zakupujących towar
Rozwiązanie: Wyjściem w tej sytuacji jest zablokowanie możliwości zmiany cen dla podanego użytkownika kasy. - Nabijanie paragonu z transakcją , nie zakończenie paragonu , wydarcie i przekazanie klientowi bez sygnatury zakończenia paragonu a później usunięcie tej transakcji ( anulowanie paragonu w kasie).
Rozwiązanie: Blokada możliwości anulowania dokumentów dla podanego użytkownika kasy. - Podanie i przekazanie wysokości obrotów konkurencji.
Rozwiązanie: Brak dostępu do możliwości wykonywania raportów. - Ile paragonów zostało wystawionych dotychczasowo czyli tak zwany nr paragonu w urządzeniu może przekazać informacje naszej konkurencji o ilości paragonów w danym okresie czasu.
Rozwiązanie: Numeracja oddzielna dla pewnych okresów.
Bezpieczeństwem jest również niezawodność, ciągłość i solidność serwisu kasy fiskalnej. Jeśli zniknie nam przedstawiciel kasy nic nie możemy wtedy zrobić do puki nie przeniesiemy serwisu.
Zdarza się tak że zniknie serwis i producent. Wtedy mamy problem bo nikt nie chce się dotknąć do niezanej kasy/drukarki której nie jest serwisantem.
Zalecam zakup renomowanych producentów tych urządzeń.
Teraz zastanówmy się jeśli już trochę więcej wiemy o kasach co potrafią , to postawmy kilka pytań.
Czy kasa czy drukarka?
Drukarka:
- Czy potrzebujemy kopi elektronicznej?
- Czy potrzebujemy możliwości drukowania loga graficznego?
- Czy potrzebujemy możliwości drukowania faktur sprzedaży na tym samym uprzedzeniu co paragony?
- Czy nie wykonujemy specyficznych transakcji sprzedaży z towarem odwrotne obciążenie lub sprzedaż na tak zwaną „fakturę VAT marża”?
- Jakim interfejsem zamierzamy się komunikować z drukarką?
- Czy potrzebujemy urządzenia mobilnego?
- Ile paragonów zamierzamy wystawić dziennie?
- Czy dla mnie istotna jest prędkość drukowania na urządzeniu fiskalnym?
- Jaki program posiadam i czy potrafi wystawić fakturę VAT w wartościach brutto?
- Czy mój program ma możliwość podłączenia do urządzenia fiskalnego które zamierzam kupić?
Kasa:
- Czy potrzebujemy kopi elektronicznej?
- Czy potrzebuje możliwości drukowania loga graficznego?
- Czy potrzebujemy możliwości drukowania paragonów z nipem nabywcy jako tak zwanej faktury uproszczonej do 450zł?
- Czy nie wykonujemy specyficznych transakcji sprzedaży z towarem odwrotne obciążenie lub sprzedażna tak zwana „faktura VAT marża”?
- Czy będziemy zatrudniać pracowników?
- Czy będę chciał podłączyć urządzenia zewnętrzne typu skaner, drukarka etykiet, waga, komputer ?
- Czy potrzebujemy urządzenia mobilnego?
- Czy będę chciał obsługiwać przez terminal płatniczy?
- Ile paragonów zamierzam wystawić dziennie?
- Czy dla mnie istotna jest prędkość drukowania na urządzeniu fiskalnym?
- Czy chcę sprzedawać za pomocą jednego klawisza (np. sprzedaż biletów)?
- Jaki program posiadam i czy potrafię wystawić fakturę VAT w wartościach brutto?
- Czy mój program ma możliwość podłączenia do urządzenia fiskalnego które zamierzam kupić?
- Czy chciałbym uzyskiwać od kasy fiskalne specjalne raporty np.: dla celów wyliczenia akcyzy za alkohol?
Jeśli odpowiedziałem sobie na powyższe pytania mogę przejść do wyboru urządzenia.
Jak poznać w sklepie sprzedawcę który jest profesjonalistą w sprzedaży kas i drukarek fiskalnych?
Będzie znał odpowiedzi na poniższe pytania oraz przynajmniej na 5 z nich zada nam pytanie w rozmowie z nami przeprowadzając badanie potrzeb klienta.
Odradzam kupowania kasy fiskalnej w Internecie i na allegro.
Znam wiele przypadków zakupu takiego urządzenia przez klientów i zrobienia sobie kłopotu oraz straty czasu oraz w ogólnym rozrachunku zapłacenia większej kwoty niż proponowana na miejscu.
Jeśli kupujemy urządzenie w serwisie autoryzowanym dostajemy zazwyczaj kilka rzeczy w cenie zakupu gdzie tych elementów nie dostaniemy kupując przez Internet i/lub na allegro.
W naszym punkcie dostajecie państwo 6 elementów całkowicie za darmo gratis w ramach zakupu:
- Zaprogramowanie kasy oraz pomoc w ustaleniu jakie urządzenie w prowadzonej branży będzie najodpowiedniejsze
- Szkolenie które pokazuje jak radzić sobie z wystawianiem paragonów oraz wykonywać różne scenariusze zaistniałe podczas pracy na urządzeniu fiskalnym. Szkolenie te jest testem sprawdzającym i eliminującym pomyłki które możemy popełnić po zafiskalizowaniu urządzenia wystawiając lub nie dokonując wszystkich niezbędnych czynności wynikających z posiadania kasy lub drukarki fiskalnej. Zagadnienia prawne związane z obsługą kasy fiskalnej. Średni czas szkolenia potrzebny do opanowania obsługi kasy fiskalnej w stopniu podstawowym wynosi ok. 4 godzin
- Fiskalizacja czyli uruchomienie kasy fiskalnej. Jest to proces przestawienia naszej kasy z trybu szkoleniowego w tryb pracy fiskalnej – czyli zapamiętywania totalizerów paragonów oraz tworzenia i zapamiętywania dziennych raportów fiskalnych
- Wypełnienie dokumentów niezbędnych do urzędu skarbowego
- Pomoc w kontakcie z urzędem skarbowym
- Wydzielony całodobowy telefon pomocy technicznej
Cała odpowiedzialność od momentu zakupu do przekazania kasy do użytkowania spoczywa na sprzedawcy.
Natomiast jeśli zakupimy kasę gdzieś w Internecie to pozbawiamy się 5 punktów za które najprawdopodobniej trzeba będzie zapłacić dodatkowo przy chęci zafiskalizowania urządzenia
Pomijam fakt, że jeśli podczas procesu fiskalizacji okaże się, że kasa jest niesprawna, to klient ma kłopot jeśli kupił urządzenie w innym punkcie niż jest proces fiskalizacji.
W naszym serwisie klienta nie obchodzi gdyby okazało się że kasa jest nie sprawna, ona ma działać w dniu zgłoszonym do urzędu skarbowego jako dzień fiskalizacji i to my za to odpowiadamy, nasz serwis w takim przypadku bierze wymianę urządzenie na siebie aby klient otrzymał urządzenie we właściwym terminie.
Pomijam fakt, że zdarzył się przypadek zakupu tańszych urządzeń fiskalnych np. na allegro ale bez ważnej homologacji. Urządzenia bez homologacji nie mogą być użytkowane jako urządzenia fiskalne.
Prawdopodobnie wystawca tych urządzeń miał na myśli sprzedaż tych urządzeń na części , czego nie byli świadomi klienci którzy dokonali u niego zakupu.
