SMS Saldo — automatyczna informacja o zadłużeniu klienta

Tak, klienci dzwonią „tylko na chwilkę”, żeby zapytać o saldo, a księgowość po raz setny tłumaczy to samo. Rozwiązanie? Nie kolejny arkusz w Excelu, tylko proste SMS Saldo. Klient wysyła krótką wiadomość, system odsyła mu jego stan rozrachunków. Szybciej niż zdążysz nalać kawę.

Dla kogo jest to rozwiązanie

• Firmy usługowe i handlowe wystawiające cykliczne faktury.

• Spółdzielnie, wspólnoty, administracje z rozproszoną bazą płatników.

• Dystrybutorzy i hurtownie, które chcą ograniczyć telefony o „ile mam do zapłaty”.

• Biura rachunkowe / działy księgowe obsługujące wielu kontrahentów.

Jeśli Twoi klienci mają telefony (spoiler: mają), to jest dla Ciebie.

Co zyskuje klient końcowy

• Natychmiastowy dostęp do salda 24/7, bez logowania i bez czekania w kolejce na infolinii.

• Jasną, krótką odpowiedź z kwotą, terminem i numerem rachunku.

• Pewność danych: komunikat pochodzi bezpośrednio z Twojego systemu rozrachunków.

Przykład odpowiedzi:

Co zyskuje Twoja firma

• Mniej telefonów i maili do księgowości, więcej czasu na realną pracę.

• Szybsze spływy należności dzięki prostemu „bodźcowi” informacyjnemu.

• Stałą, spójną komunikację z klientami (szablony, podpis, numer konta).

• Ślad audytowy: logi zapytań i odpowiedzi do wglądu.

Jak to działa (w skrócie, bez czarów)

1. Klient wysyła SMS o treści Saldo na dedykowany numer.

2. System identyfikuje klienta po numerze telefonu przypisanym do kartoteki.

3. Z bazy (np. Navireo / MSSQL) pobierane są rozrachunki.

4. Generowana jest odpowiedź według szablonu i odsyłana SMS-em.

5. Każde zapytanie i odpowiedź są logowane.

Ważne: numer telefonu w kartotece musi być w formacie międzynarodowym
np. +48601234567 bez spacji i nawiasów, ustawiony jako numer główny.

Najważniejsze funkcje

• Słowa kluczowe: Saldo, Saldo?, saldo1… system rozpoznaje bez względu na wielkość liter i śmieci dookoła.

• Personalizacja treści: nazwa firmy, NBP/PLN, numer konta, termin, najstarsza zaległość, link do płatności.

• Walidacja: brak dopasowania numeru lub wiele kartotek → czytelny komunikat zwrotny.

• Rate limiting i anty-nadużycia: ograniczenia częstotliwości zapytań z jednego numeru.

• Logi i raporty: kto, kiedy, jaki wynik (CSV/Excel/SQL).

• Tryb serwisowy: testy bez wysyłki do klientów.

• Dwujęzyczne szablony (opcjonalnie PL/EN).

Integracje

• ERP/CRM: Navireo, Subiekt GT, inne systemy oparte o MSSQL.

• SMS gateway: integracja z dostawcą klasy SerwerSMS.pl (HTTPS API lub SQL API).

• Automatyzacja: n8n jako warstwa orkiestracji i kolejkowania.

• Baza danych: Microsoft SQL Server (zapytania tylko do odczytu).

Tak, wszystko wpięte tak, aby nie rozwalić księgowości. Oddychaj.

Bezpieczeństwo i zgodność

• RODO: SMS Saldo jest komunikatem transakcyjnym związanym z realizacją umowy. Nie służy do marketingu.

• Minimalizacja danych: w SMS-ie tylko to, co konieczne (kwota, termin, ewentualnie numer rachunku).

• Kontrola dostępu: zapytania obsługiwane wyłącznie dla numerów przypisanych do kartotek.

• Szyfrowanie: połączenia API po HTTPS, dostęp do SQL przez zdefiniowanego użytkownika tylko do odczytu.

• Logi: zgodne z polityką retencji, do audytu i ewentualnych sporów.

Wymagania techniczne

• System rozrachunków na MSSQL (np. Navireo).

• Pola na numer telefonu w formacie +48… i konsekwentne utrzymanie tej konwencji.

• Dostęp do bramki SMS (konto u operatora, klucz API lub dostęp SQL).

• Serwer automatyzacji (np. n8n lub usługa integracyjna) i łączność do ERP oraz SMS.

Wdrożenie: 3 etapy bez dramatu

1. Analiza (0–1 dzień)

   • Przegląd struktury kartotek klientów i rozrachunków.

   • Decyzja o formacie odpowiedzi i słowach kluczowych.

   • Sprawdzenie jakości danych telefonicznych.

2. Instalacja i integracja (1–2 dni)

   • Podłączenie do bramki SMS (API/SQL), konfiguracja poświadczeń.

   • Połączenie z bazą ERP w trybie „read-only”.

   • Szablony SMS, limity, logowanie, tryb testowy.

3. Start i stabilizacja (1 dzień)

   • Testy na wybranej grupie numerów.

   • Krótka instrukcja dla księgowości.

   • Włączenie produkcyjne i monitoring.

Przykładowe scenariusze użycia

• Saldo na żądanie: klient wysyła „Saldo”, dostaje wynik w 5–10 sekund.

• Autoodpowiedź po księgowaniu: po zaksięgowaniu wpłaty system potwierdza nowy stan.

• Przypomnienie miękkie: jeśli minął termin o X dni, SMS z uprzejmą informacją i linkiem do płatności.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Co jeśli numer w kartotece jest zły albo brakuje go?
Klient dostaje komunikat o braku możliwości identyfikacji i prośbę o kontakt z biurem.

Czy można ograniczyć dostęp tylko do wybranych klientów?
Tak. Filtry na poziomie zapytań lub tagi/flag w kartotece.

Czy system zadziała przy wielu firmach w jednej bazie?
Tak, obsługujemy kontekst firmy oraz wielofirmowość.

Czy to bezpieczne?
Tak, operujemy tylko na odczycie, a dane wychodzące są minimalne i zgodne z RODO.

Minimalna higiena danych, czyli bez tego nie startujemy

• Numer telefonu klienta ustawiony jako główny i zapisany jako +48….

• Brak duplikatów tego samego numeru w wielu kartotekach, albo jasna reguła rozstrzygania.

• Zaktualizowane salda w ERP. Magia nie przelicza rozrachunków za księgowość.

Parametryzacja treści SMS

• Prefiks nadawcy: np. [TwojaFirma]

• Format kwot: 1 234,56 PLN

• Zawartość: Saldo, Najstarsza faktura, Termin, Rachunek, Kontakt

• Język: PL lub PL/EN

• Długość wiadomości: krótkie, czytelne, bez poetyckich metafor. To SMS, nie wiersz.

Utrzymanie i wsparcie

• SLA na wysyłki u operatora SMS oraz monitoring błędów integracji.

• Logi dostępne do eksportu (CSV/SQL), przegląd miesięczny.

• Aktualizacje szablonów bez przestojów.

Cennik i rozliczenie

• Moduł SMS Saldo: ryczałt wdrożeniowy + ewentualny abonament utrzymaniowy.

• Koszty SMS: według cennika operatora bramki SMS.

• Opcje dodatkowe: powiadomienia o wpłatach, linki do płatności online, raporty.

(Dokładną wycenę przygotowujemy po krótkiej analizie danych i zakresu integracji. Zero fluffu, same fakty.)

Podsumowanie

SMS Saldo to prosty sposób, żeby klienci sami sprawdzali swoje zaległości, a Twoja księgowość przestała grać w telefoniczne „zgadnij kwotę”. Jedno słowo, jedna odpowiedź, mniej chaosu. System robi to, co powinien, a Ty zajmujesz się biznesem.