SMS Saldo — automatyczna informacja o zadłużeniu klienta

Klienci dzwonią „tylko na chwilkę”, żeby zapytać o saldo, a księgowość po raz setny tłumaczy to samo. Rozwiązanie? Nie kolejny arkusz w Excelu, tylko SMS Saldo. Klient wysyła krótką wiadomość, system odsyła mu jego stan rozrachunków. Szybciej niż zdążysz nalać kawę. ☕⚡

Dla kogo jest to rozwiązanie

Firmy usługowe i handlowe wystawiające cykliczne faktury
Spółdzielnie, wspólnoty, administracje z rozproszoną bazą płatników
Dystrybutorzy i hurtownie, które chcą ograniczyć telefony o „ile mam do zapłaty” ⬇️
Biura rachunkowe / działy księgowe obsługujące wielu kontrahentów

Jeśli Twoi klienci mają telefony (spoiler: mają), to jest dla Ciebie.

Co zyskuje klient końcowy

Natychmiastowy dostęp do salda 24/7, bez logowania i bez czekania w kolejce na infolinii ⏱️
Jasną, krótką odpowiedź z kwotą, terminem i numerem rachunku ✍️
Pewność danych: komunikat pochodzi bezpośrednio z Twojego systemu rozrachunków

Przykład odpowiedzi:

Co zyskuje Twoja firma

Mniej telefonów i maili do księgowości, więcej czasu na realną pracę
Szybsze spływy należności dzięki prostemu „bodźcowi” informacyjnemu
Stałą, spójną komunikację z klientami (szablony, podpis, numer konta)
Ślad audytowy: logi zapytań i odpowiedzi do wglądu ️

Jak to działa (bez czarów) ⚙️

Klient wysyła SMS o treści Saldo na dedykowany numer ✉️
System identyfikuje klienta po numerze telefonu przypisanym do kartoteki
Z bazy (np. Navireo / MSSQL) pobierane są rozrachunki ️
Generowana jest odpowiedź według szablonu i odsyłana SMS-em
Każde zapytanie i odpowiedź są logowane

Ważne: numer telefonu w kartotece musi być w formacie międzynarodowym +48601234567 (bez spacji i nawiasów), ustawiony jako numer główny.

Najważniejsze funkcje

Słowa kluczowe: Saldo, Saldo?, saldo1… rozpoznawane bez względu na wielkość liter i „szumy” dookoła
Personalizacja treści: nazwa firmy, waluta, numer konta, termin, najstarsza zaległość, link do płatności
Walidacja: brak dopasowania numeru lub wiele kartotek → czytelny komunikat zwrotny
Rate limiting i anty-nadużycia: ograniczenia częstotliwości zapytań z jednego numeru ️
Logi i raporty: kto, kiedy, jaki wynik (CSV/Excel/SQL)
Tryb serwisowy: testy bez wysyłki do klientów
Dwujęzyczne szablony (opcjonalnie PL/EN)

Integracje

ERP/CRM: Navireo, Subiekt GT, inne systemy oparte o MSSQL
SMS gateway: integracja z operatorami klasy SerwerSMS.pl (HTTPS API lub SQL API)
Automatyzacja: n8n jako warstwa orkiestracji i kolejkowania
Baza danych: Microsoft SQL Server (połączenia tylko do odczytu) ✍️

Tak, wszystko wpięte tak, aby nie rozwalić księgowości. Oddychaj.

Bezpieczeństwo i zgodność

RODO: komunikat transakcyjny związany z realizacją umowy, bez marketingu ✅
Minimalizacja danych: w SMS tylko to, co konieczne (kwota, termin, ewentualnie rachunek) ✂️
Kontrola dostępu: tylko numery przypisane do kartotek ☑️
Szyfrowanie: API po HTTPS, SQL z użytkownikiem „read-only”
Logi: polityka retencji, gotowe do audytu

Wymagania techniczne

System rozrachunków na MSSQL (np. Navireo) ️
Uporządkowane numery telefonów w formacie +48…
Dostęp do bramki SMS (konto u operatora, klucz API lub dostęp SQL)
Serwer automatyzacji (np. n8n) z łącznością do ERP oraz SMS

Wdrożenie w 3 krokach

Analiza (0–1 dzień): przegląd danych, słowa kluczowe, format odpowiedzi
Instalacja i integracja (1–2 dni): bramka SMS, połączenie do ERP, szablony, limity, logowanie ️
Start i stabilizacja (1 dzień): testy, krótkie szkolenie, monitoring ️

Przykładowe scenariusze użycia

Saldo na żądanie: klient wysyła „Saldo”, dostaje wynik w 5–10 sekund ⚡
Autoodpowiedź po księgowaniu: po zaksięgowaniu wpłaty system potwierdza nowy stan ✅
Przypomnienie miękkie: po X dniach po terminie SMS z uprzejmą informacją i linkiem do płatności

FAQ ❓

Co jeśli numer w kartotece jest zły albo brakuje go?
Komunikat o braku identyfikacji i prośba o kontakt z biurem

Czy można ograniczyć dostęp tylko do wybranych klientów?
Tak. Filtry na poziomie zapytań lub tagi/flag w kartotece ️

Czy system zadziała przy wielu firmach w jednej bazie?
Tak, obsługujemy kontekst firmy i środowiska wielofirmowe

Czy to bezpieczne?
Tak. Operujemy na odczycie, a dane wychodzące są minimalne i zgodne z RODO ️

Minimalna higiena danych przed startem

Numer telefonu klienta ustawiony jako główny i zapisany jako +48… ☝️
Brak duplikatów tego samego numeru w wielu kartotekach (albo jasna reguła rozstrzygania)
Zaktualizowane salda w ERP. Magia nie przelicza rozrachunków za księgowość ✨

Parametryzacja treści SMS ✍️

Prefiks nadawcy: np. [TwojaFirma]
Format kwot: 1 234,56 PLN
Zawartość: Saldo, Najstarsza faktura, Termin, Rachunek, Kontakt
Język: PL lub PL/EN
Długość: krótko i czytelnie. To SMS, nie poemat

Utrzymanie i wsparcie

SLA po stronie operatora SMS + monitoring błędów integracji
Logi do eksportu (CSV/SQL), miesięczne przeglądy
Aktualizacje szablonów bez przestojów

Cennik i rozliczenie

Moduł SMS Saldo: ryczałt wdrożeniowy + opcjonalny abonament utrzymaniowy
Koszty SMS: według cennika operatora bramki SMS
Opcje dodatkowe: powiadomienia o wpłatach, linki do płatności online, raporty

Szczegółową wycenę przygotujemy po krótkiej analizie zakresu i jakości danych. Same fakty, zero waty cukrowej. ✂️

Skontaktuj się z nami ✉️

Potrzebujesz właśnie takiego rozwiązania w swojej firmie? Pomożemy to wdrożyć od A do Z.

PLIK24.PL Parzych M. i A. S.C.
Adres: ul. Gorbatowa 5A, 07-410 Ostrołęka ️
Telefon: +48 29 76 46 333 ☎️
E-mail: bok@plik24.pl

Podsumowanie

SMS Saldo to prosty sposób, żeby klienci sami sprawdzali swoje zaległości, a księgowość przestała grać w telefoniczne „zgadnij kwotę”. Jedno słowo, jedna odpowiedź, mniej chaosu. System robi to, co powinien, a Ty zajmujesz się biznesem. ✅